Yvonne McLemore חתימה אלקטרונית היא מסמך שנחתם באופן אלקטרוני. הוא יכול להיות חתום על ידי פקיד ממשלתי, חבר הציבור, או נציג עסקי. חלק מהדרישות לחתימה אלקטרונית ניתנות לסיפוק באמצעות דוא"ל ומערכת ניהול זרם עבודה. מחלקות ג 'י-סי שבודקות את השימוש בחתימה אלקטרונית צריכות לעקוב אחר ההנחיה הכלולה בהדרכה זו. אם אתה סוכנות ממשלתית או מחלקה, קרא את המידע הבא לפני שתקבל החלטה לגבי יישום חתימה אלקטרונית.
כמו בכל מסמך, חתימה אלקטרונית חייבת להיות מסוגלת להעיד ולייחוס. מעשה החותם הופך לחתימה אלקטרונית רק אם זהו מעשה שהחותם עצמו ביצע. ניתן לעשות כן על ־ ידי הדגמת זהותו של החותם, וכן ההקשר שבו אירע המעשה. למשל, הליך ביטחוני המאשר או מסביר את זהותו של החותם יאפשר זאת.
למרות שחתימות אלקטרוניות מקובלות על עסקאות רבות, יש עדיין כמה יוצאים מן הכלל. סוגים מסוימים של מסמכים, כגון צוואות, אמונים מסוימים, סמכויות עריכת דין ותעודות לידה ומוות, עדיין ידרשו חתימה בכתב יד. מסמכים אחרים הדורשים חתימת נוטריון צריכים להיות חתומים ידנית. רק כמה מדינות אישרו נוטריזציה אלקטרונית. אם אתה מודאג על חתימה אלקטרונית להיות תקף, עדיף להתייעץ עם עורך דין.
כדי להימנע מבעיות משפטיות, ודא שהחתימה האלקטרונית מבוססת על שביל ביקורת ברור. שביל הביקורת הזה מראה אילו פעולות ננקטו לפני שהחותם חתם על המסמך. אתה צריך להשתמש באתר חתימה מאובטח שמנצל אימות משתמש ומשתמש בתוכנת צד שלישי כדי לאמת ציות לתקנות גילוי. אתרי אחסון צד שלישי הם בחירה טובה לחתימה אלקטרונית משום שהם מבטיחים את שלמות המסמך ומאפשרים לחותמים להוריד מסמכים חתומים.
למרות שחוק הסימנים האלקטרוניים הפך חתימות אלקטרוניות לחוקיות בעסקאות מסחריות רבות, זה לא מכסה את כולם. חלק מהמדינות העבירו חוקים משלהן כדי להגן על הצרכנים, ואילו אחרות בחרו לאמץ את חוק העסקאות האלקטרוניות האחידות (UETA).
אם אתה מודאג מהסוגיות המשפטיות הכרוכות בשימוש בחתימות אלקטרוניות בעסקים, עליך לבקש ייעוץ משפטי. חתימות אלקטרוניות נחשבות חוקיות כל עוד הן קשורות באופן הגיוני למסמך. אם אתה לא סומך על התוקף של חתימה אלקטרונית, אתה יכול להיות מול בעיות משפטיות. חוק החתימה האלקטרונית במסחר גלובלי ולאומי (Electronic Signature Act in Global and National Commerce Act) מספק מסגרת ברורה כדי להבטיח שעסקאות אלקטרוניות הן לגיטימיות ומחייבות מבחינה משפטית.
חתימות אלקטרוניות מתקדמות דורשות תעודות דיגיטליות. ישנן מספר דרכים לייצר תעודות דיגיטליות, ורוב הפלטפורמות הגדולות מאפשרות אימות תעודות דיגיטליות. בנוסף לשימוש בתעודות דיגיטליות, ניתן גם לאמת את זהותו של החותם באמצעות שיחת ועידת וידאו, פנים אל פנים, או תעודה מבוססת ענן. בנוסף לתעודות חתימת מסמכים. אז אתה יכול לבחור את השיטה הטובה ביותר לצרכים העסקיים שלך.
דרך נוספת להשתמש בחתימה אלקטרונית היא דיגיטציה מסמכים שאתה משתמש על בסיס קבוע. בדרך זו, אתה יכול לחסוך נייר על ידי הבטחה שאתה לא חותם על שום דבר שיכול להיות השלכות משפטיות. פתרון חתימה אלקטרונית יכול לעזור לעסקים ללא צוות טכנולוגי במשרה מלאה. ישנם פתרונות חתימה אלקטרונית רבים בשוק היום, ואתם יכולים לנצל אותם כדי לייעל את התהליכים העסקיים שלכם.
כשאתה משתמש בחתימה אלקטרונית, המפתח הפרטי שלך מאוחסן היטב ומוגן מפני צדדים שלישיים לא מורשים. המפתח הציבורי משותף למפלגות שצריכות לאמת את האותנטיות של החתימה האלקטרונית. במהלך תהליך החתימה האלקטרונית נוצר חשיש קריפטוגרפי ומשויך למסמך. זוהי טביעת אצבע דיגיטלית ייחודית. המפתח הפרטי מצפין את החשיש הקריפטוגרפי ומגיש אותו לנמען.
כדי להיות ניתן לאכיפה, חתימה אלקטרונית חייבת להדגים את כוונת החותם לבצע את העסקה. לעתים קרובות, ראיות נסיבתיות, כגון מיילים ושיחות מוקלטות, עשויות לשמש להוכחת כוונה. אם מפלגה לא התכוונה לחתום על ההסכם, הוא עלול להתבטל. שימוש בחתימה אלקטרונית לא צריך להיות תחליף לחתימה אמיתית. החוק הזה מקל על עסקים לנהל מסמכים ולהבטיח שההסכמים שלכם מחייבים.